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Ausgangssituation
Die Jira-Cloud- und Confluence-Umgebung eines Unternehmens im Energiesektor war über Jahre organisch gewachsen. Einzelne Teams hatten eigene Projektkonventionen etabliert: unterschiedliche Workflows, abweichende Feldkonfigurationen, individuell vergebene Berechtigungen und uneinheitliche Namensschemata — dazu mehrere nebeneinander genutzte Tools ohne durchgängige Datenintegrität. Planungs- und Statusinformationen wurden weiterhin in Excel geführt und manuell zwischen den Systemen im- und exportiert. Die Folge: Jira und Excel zeigten unterschiedliche Wahrheiten, und eine belastbare, projektübergreifende Sicht fehlte.
Komplexitätsprofil
Historisch gewachsene Projektlandschaft mit uneinheitlichen Konventionen für Projekte, Workflows und Felder.
Berechtigungssonderfälle, die sich nur aus der Historie einzelner Teams erklären ließen.
Parallelführung von Excel und Jira mit divergierenden Statusständen.
Bereinigung und Standardisierung im laufenden Betrieb, ohne aktive Projekte zu unterbrechen.
Unterschiedliche Reifegrade der Teams im Umgang mit Jira und Confluence.
Mandat
Das Mandat umfasste die Analyse der Bestandsumgebung, die Bereinigung und Standardisierung der gewachsenen Strukturen sowie den Aufbau einer Mehr-Projekt-Architektur mit Portfolio-Sichten. Dazu gehörten ein verbindlicher Governance-Standard für Projekte, Workflows, Felder und Berechtigungen, die Migration bestehender Projekte in die Zielstruktur und die Befähigung der Nutzer, mit den neuen Standards zu arbeiten.
Vorgehen
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Bestandsanalyse
Zunächst wurde die Bestandsumgebung systematisch analysiert: Projekte, Workflows, Feldkonfigurationen, Automatisierungen und Berechtigungen wurden erfasst und nach Nutzung, Redundanz und Abweichung vom Zielbild bewertet.
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Zielarchitektur
Auf dieser Basis entstand eine Zielarchitektur für den Mehr-Projekt-Betrieb — mit standardisierten Projekt-Templates, konsolidierten Workflows und einem nachvollziehbaren Berechtigungsmodell.
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Migration in Wellen
Die Migration der bestehenden Projekte in die Zielstruktur wurde in Wellen strukturiert und eng mit den betroffenen Teams abgestimmt, damit der laufende Betrieb nicht unterbrochen wurde. Portfolio-Sichten wurden aufgebaut, um Status und Fortschritt projektübergreifend sichtbar zu machen.
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Integration & Echtzeit-Reporting
Jira wurde an angrenzende Tools angebunden, sodass die Daten automatisch synchron gehalten werden — statt manueller Excel-Im- und -Exporte. Dadurch entstehen Reports nahezu in Echtzeit, immer auf durchgängig aktuellen und konsistenten Daten.
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Enablement
Begleitend wurden die Nutzer über Schulungsformate und Arbeitsdokumentation befähigt, die neuen Standards im Alltag anzuwenden.